Qué es Verifactu

Verifactu en 5 minutos: definición y objetivo (anti-fraude y trazabilidad)

Verifactu es una modalidad de cumplimiento dentro del marco de los SIF (Sistemas Informáticos de Facturación) que implica el envío electrónico de los registros de facturación a la AEAT, normalmente en el momento de expedir la factura o en el plazo reglamentario previsto.

Dicho de forma sencilla:

• Un SIF es el conjunto de requisitos que debe cumplir tu software de facturación para garantizar integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas.
• Verifactu es una opción dentro del SIF que añade el envío electrónico de los registros a la AEAT, ya sea en el momento de expedir la factura o dentro del plazo reglamentario.

¿Para qué sirve? Para cerrar la puerta a manipulaciones posteriores y asegurar que lo que facturas queda auditado: cada factura se encadena criptográficamente con la anterior, se firma, se genera un QR que cualquiera puede validar y se registra lo que pasa (altas, anulaciones, rectificaciones…).

En mi día a día con pymes, lo que más valoran es que Verifactu reduce el riesgo de errores en auditorías y mejora la confianza con clientes y bancos (“aquí no hay facturas ‘tocadas’ después”).

Este artículo es la foto general. Si buscas el detalle técnico, lo tienes en Requisitos técnicos (QR, hash y registro de eventos) y el calendario paso a paso en Fechas 2025–2026.

SIF vs Verifactu: qué es cada uno y cómo se relacionan

Piensa el SIF como el “conjunto de reglas del juego” que todo software de facturación debe cumplir: registrar eventos, impedir borrados sin dejar rastro, garantizar encadenamiento y firma, conservar evidencias, etc.

Verifactu es una modalidad de juego dentro de esas reglas: cuando la activas, tu sistema emite y remite la información de facturación a la administración en el acto (o con la cadencia permitida), generando además el QR y el código asociado en la propia factura para facilitar la verificación.

En mi experiencia, la confusión habitual es creer que “SIF = Verifactu”. No: puedes cumplir SIF sin activar Verifactu (lo que llamo “cumplimiento local”), o cumplir SIF con Verifactu (“cumplimiento conectado”).

Más abajo te dejo un árbol de decisión rápido para ayudarte a elegir; si aún dudas, te recomiendo pasar por Verifactu SÍ vs NO donde bajo distintos escenarios te doy la recomendación final.

¿Estoy obligado? Casos típicos de autónomos y pymes

La obligación (y el cuándo) depende de tu actividad, tu volumen, tu software y si ya reportas por otras vías (por ejemplo, SII). A nivel práctico, este es el mapa que uso en diagnósticos:

• Autónomos que facturan con app/ERP básico: si emites facturas a consumidores o empresas en España, te conviene prepararte para SIF y decidir si activas o no la modalidad Verifactu.
• Pymes con ERP y procesos internos: si ya tienes flujos de aprobación y archivo, el salto es operacional (sellado, encadenamiento y eventos). Verifactu simplifica pruebas de cumplimiento y auditorías. 
• Empresas que ya usan SII: no están obligadas a utilizar Verifactu. El SII ya cumple la función de suministro inmediato de información, por lo que no procede el uso simultáneo. Lo desarrollo en SII, exenciones y TicketBAI.
• Comercios con TPV. En el caso de facturas simplificadas (tickets), también deben cumplir los requisitos SIF: encadenamiento, registro de eventos y generación de QR, incluso en devoluciones. Ver detalle en Caso: retail con TPV.

En nuestro caso, cuando trabajamos con comercios pequeños, el mayor bloqueo no es legal, es operativo: adaptar el TPV para que cada operación quede encadenada y el QR aparezca bien impreso/visible.

Qué cambia en tu factura: QR, hash y registros (visión general)

Con SIF (y más aún con Verifactu activo) tu facturación cambia en tres frentes:

1. Metadatos y encadenamiento: cada registro incorpora hash que lo enlaza con el anterior, y se firma.
2. Registro de eventos: no solo guardas la factura; guardas qué le ocurrió: alta, rectificación, anulación, envíos, reintentos.
3. Visualización: La factura debe mostrar un QR y el código alfanumérico identificativo generado por el sistema, que permiten su verificación.

Lo práctico:

• A nivel de plantillas, te aconsejo reservar espacio fijo para el QR y un bloque de verificación (URL/código). He visto problemas cuando se intenta “meter el QR” a última hora y descuadra el PDF.
• En rectificativas y devoluciones, asegúrate de que el flujo vincule el nuevo registro con el original; donde más fallos veo es en conectar esa relación en el software.

Profundización técnica: Requisitos: QR, registro e inalterabilidad.

¿Verifactu SÍ o NO? Diagrama de decisión y próximos pasos

Árbol de decisión express (texto):

• ¿Necesitas evidencias fuertes para auditorías, licitaciones o financiación?
  Sí → Activa Verifactu (mejora trazabilidad y confianza).
  No → Pasa a la siguiente.
• ¿Tienes SII y procesos maduros ya auditables?
  Sí → Evalúa duplicidades; puedes seguir en SIF sin Verifactu si tu control interno es sólido.
  No → Activa Verifactu para simplificar cumplimiento continuo.
• ¿Operas con TPV y alto volumen de tickets/devoluciones?
  Sí → Verifactu te ayuda, pero revisa rendimiento y conectividad; si tu TPV es frágil offline, valora SIF sin envío inmediato.
  No → Activa Verifactu si quieres pruebas de cumplimiento ‘by design’.
• ¿Eres micro (≤2 personas) y emites pocas facturas/mes?
  Sí → Prioriza simpleza: un software SIF listo con Verifactu activable; puedes empezar en SIF sin Verifactu y activar más adelante.
  No → En entornos multiusuario, Verifactu estandariza y evita workarounds.

Si quieres ayuda objetiva, he preparado una guía específica: Verifactu SÍ vs NO.

En acompañamientos con pymes, lo que mejor funciona es una prueba piloto de 2 semanas: activamos en un entorno controlado y medimos impacto en tiempos y errores.

Calendario a vista de pájaro (y guía detallada por hitos)

Habrá hitos distintos para fabricantes de software y para usuarios finales (empresas y autónomos). Para no duplicar contenido, aquí solo te dejo el mapa mental:

• Hito “fabricante”: adaptación del software (SIF) y registro de declaraciones responsables.
• Hito “usuarios”: despliegue por fases, pruebas, comunicación y formación.

Todo el detalle con fechas concretas 2025–2026 y qué hacer en cada hito lo tienes en Fechas 2025–2026.

Consejo de proyecto: cuando acompaño a empresas, siempre bloqueo 2 sprints: (1) técnico (plantillas, QR, firma, eventos), (2) operativo (formatos, devoluciones, rectificativas).

Cómo prepararte: checklist breve (personas, software, pruebas)

Personas

• Nombra un responsable de facturación (interfaz con asesoría y proveedor).
• Define política de rectificativas y devoluciones (quién, cuándo, cómo).

Software

• Verifica con tu proveedor: SIF y modalidad Verifactu activable, registro de eventos, hash encadenado, firma, QR.
• Pide entorno de pruebas y auditoría de plantillas (PDF/HTML).

Operación

• Crea un checklist de emisión (datos obligatorios, QR visible, guardado de evidencias).
• Documenta procedimientos offline: si no hay conectividad, ¿cómo se reintenta el envío?

Para bajar a detalle técnico, pásate por Requisitos del software y Declaración responsable.

Dudas recurrentes y errores que veo en el día a día

¿Puedo seguir con Excel o Word?

No. Word y Excel no se consideran software de facturación válido para cumplir SIF, porque no garantizan inalterabilidad ni trazabilidad .

¿Si activo Verifactu, también envío SII?

Si estás en SII, no debes aplicar Verifactu.  Si estás en TicketBAI (País Vasco o Navarra), aplicas TicketBAI en esas operaciones y no Verifactu. Solo en facturas emitidas a clientes en territorio común, y siempre que no deban incluirse en SII, deberás cumplir con SIF/Verifactu. Lo amplío en SII y TicketBAI.

¿Qué pasa con las facturas rectificativas y devoluciones?

Deben referenciar el original y generar los eventos adecuados. En proyectos reales, es donde más ajustes hacemos en TPV/ERP.

¿Cómo verifico que mi factura es “Verifactu-ready”?

Escanea el QR, comprueba el encadenamiento en los metadatos y revisa que el registro de eventos deja rastro de lo ocurrido (altas, anulaciones, rectificaciones, envíos).

Conclusión

Verifactu no es “otro sistema aparte”: es una modalidad dentro de los SIF que te permite conectar tus facturas con la administración y elevar la confianza en tu facturación. Para autónomos y pymes, la decisión SÍ o NO depende de procesos, SII, TPV y el grado de control que busques.

Mi recomendación práctica: asegura SIF, haz piloto con Verifactu y decide con datos. A partir de ahí, sigue el plan por hitos 2025–2026 y evita errores típicos con la guía de requisitos y declaración responsable.